Browse Tag: implementatie

Het Nieuwe Werken: 4 tips om flexibel werken tot een succes te maken

Goede implementatie van flexibel werken is cruciaal

Onderzoekers Ann Ryan en Ellen Kossek van Michigan State University erkennen in hun onderzoek dat flex-maatregelen niet altijd de verhoopte positieve effecten hebben, en totzelfs tot ongewenste neveneffecten kunnen leiden. Maar wat bepaalt nu of flexibel werken een succes of tegenvaller wordt in jouw organisatie? Volgens deze onderzoekers heeft het alles te maken met de manier waarop je de maatregelen implementeert. Zij geven vier tips.

1. Zorg voor voldoende steun van de baas

De baas is vaak de spilfiguur in het bepalen of flexibiliteit een succes wordt. Hij of zij bepaalt immers (al dan niet formeel) of een werknemer gebruik kan maken van flex-maatregelen, en of de andere teamleden de ruimte en capaciteit hebben om bepaalde taken over te nemen wanneer nodig. Bovendien zien werknemers de baas als model voor de organisatie, en zien ze de steun van de baas voor flex-maatregelen als een signaal dat de organisatie bezorgd is om hun persoonlijk welzijn.

Verschillende studies hebben dan ook aangetoond dat steun van de baas een belangrijke invloed heeft op het al dan niet gebruiken van flex-maatregelen, en dat het ervaren van steun zelfs een groter positief effect kan veroorzaken dan de maatregelen zelf. Het implementeren van flex-maatregelen zonder dat er voldoende steun is voor flexibiliteit heeft dus weinig zin, en kan totzelfs het omgekeerde effect hebben doordat verwachtingen gecreëerd worden die niet worden ingelost.

2. Maak de maatregelen beschikbaar waar mogelijk

Daarnaast is het belangrijk dat de maatregelen niet enkel beschikbaar zijn voor de happy few, maar aangeboden worden aan een breed publiek. Zo niet, kan er ongewild een sfeer van ongelijkheid gecreëerd worden, waarbij flex-maatregelen een soort statussymbool worden. We beseffen dat bepaalde flex-maatregelen niet mogelijk zijn voor iedereen. Wat denk je van een thuiswerkende receptionist(e)? Dit is op zich niet erg, zolang het waarom erachter maar duidelijk gecommuniceerd wordt.

Belangrijk om weten is dat werknemers het flex-beleid interpreteren als een signaal van de waarden die de organisatie uitdraagt. Zo heeft recent onderzoek aangetoond dat het aanbieden van flex-maatregelen een positief effect heeft op werknemers, onafhankelijk van het feit of ze er gebruik van maken (en er dus directe voordelen van ondervinden).

Dit indirect effect wordt verklaard doordat werknemers het aanbod van flex-maatregelen zien als een teken dat de organisatie begaan is met hun welzijn, wat werknemers op hun beurt begaan maakt met de organisatie. Stel jezelf dus de vraag: welke boodschap geef ik met mijn flex-beleid?

3. Pas de maatregelen aan aan de noden van de werknemers

Een brede beschikbaarheid van maatregelen wil echter niet zeggen dat iedereen dezelfde flex-maatregelen wil en zal gebruiken. Elke werknemer zit in een andere situatie en heeft andere voorkeuren. Onderzoek toont aan dat mensen verschillen in hun persoonlijke flex-stijl, waarbij sommigen werk en privé graag vermengen (de integrators), terwijl anderen werk en privé graag gescheiden houden (de segmentators).

Elke stijl heeft zijn voor-en nadelen. Wat telt is dat de flex-maatregelen die je gebruikt passen bij jouw persoonlijke flex-stijl. Het heeft dus geen zin om op zoek te gaan naar de “beste” aanpak, aangezien deze simpelweg niet bestaat. Luister naar het individueel verhaal van de werknemer en onderhandel samen de best passende aanpak binnen de mogelijkheden van het bedrijf. I-deals (individuele deals) zijn dus belangrijk.

4. Communiceer duidelijk over wat wel en niet kan

Ten slotte is het belangrijk dat het aanbod en gebruik van flex-maatregelen duidelijk gecommuniceerd worden naar alle werknemers. Deze maatregelen kunnen immers enkel een positief effect hebben als werknemers weten dat ze bestaan. Dit lijkt misschien vanzelfsprekend, maar uit een studie die wij in 2010 uitvoerden, bleek dat een groot deel van de werknemers helemaal niet weet welke maatregelen wel en niet worden aangeboden in hun bedrijf. Communiceren van wat er al is, is dus een belangrijk begin.

Referenties

  • Butts, M. M., Casper, W. J., & Yang, T. S. (2013). How important are work-family support policies? A meta-analytic investigation of their effects on employee outcomes. Journal of Applied Psychology, 98(1), 1-25.
  • Dikkers, J. S., Geurts, S. A., Dulk, L. D., Peper, B., Taris, T. W., & Kompier, M. A. (2007). Dimensions of work–home culture and their relations with the use of work–home arrangements and work–home interaction. Work & Stress, 21(2), 155-172.
  • Ryan, A. M., & Kossek, E. E. (2008). Work‐life policy implementation: Breaking down or creating barriers to inclusiveness?. Human Resource Management, 47(2), 295-310.

Auteur : Sara De Hauw

Sara De Hauw is bedrijfspsychologe en momenteel verbonden als doctoraatsstudent aan de Vlerick Business School en Katholieke Universiteit Leuven. Haar onderzoek situeert zich binnen het domein van carrièremanagement en welzijn op het werk. Momenteel focust ze in haar doctoraat op de werk-privé balans. Ze bestudeert meerbepaald de contextuele en individuele predictoren die vorm geven aan de werk-privé balans van werknemers, en de impact van werk-privé balans op de carrièrepaden van werknemers. Als onderdeel van haar doctoraat werkte en studeerde ze een jaar aan de Lebow College of Business (Drexel University, Philadelphia) en twee maanden aan de Vrije Universiteit Amsterdam.

 

Hoe technologie succesvol introduceren in een organisatie

Technologieën worden al te vaak zonder succes ingevoerd in bedrijven of organisaties. Volgens recente cijfers wordt ongeveer een kwart van alle nieuwe implementaties voortijdig afgebroken, terwijl ongeveer de helft de vooropgestelde doelstellingen (mbt timing, budget of gewenste functionaliteit) niet haalt. Bovendien zijn deze cijfers jammer genoeg vrij stabiel sinds het eerste rapport in 1994.

Illustratie: PACS-technologie in ziekenhuizen

Om te illustreren welke factoren tot succes kunnen bijdragen, gebruik ik bevindingen van onderzoeken naar de factoren die bijdragen tot de aanvaarding van een ‘Picture Archiving and Communication System’ (PACS) door ziekenhuisartsen. PACS is het systeem waarlangs artsen (digitale) radiologische beelden en verslagen kunnen opvragen en bekijken op hun computer, en vervangt de analoge manier van werken waarbij radiologische beelden bekeken worden op een negatoscoop (=lichtbak).

4 kernfactoren voor aanvaarding van technologie

  1. gepercipieerd nut van de technologie
  2. gepercipieerd gebruiksgemak van de technologie
  3. sociale normen aangaande het gebruik van de technologie
  4. objectieve factoren die het gebruik van de technologie faciliteren zoals infrastructuur, ondersteuning, enz.

Dit zijn dan ook de factoren waar een ziekenhuis mee rekening moet houden, en deze kunnen op verschillende tijdstippen in het implementatieproces aangepakt worden door de organisatie. Ik deel dit op in 3 fasen: pre-implementatie, implementatie, en post-implementatie.

Pre-implementatie: Voor de introductie van de technologie

Opdracht 1: het vervullen van de randvoorwaarden

Voorwaarden op het vlak van de organisatie hebben vooral met infrastructuur te maken, zeker in het geval van PACS: een snel netwerk met voldoende bandbreedte, en voldoende opslagcapaciteit. Op het vlak van de gebruiker betekent dit een computer die minstens voldoet aan de minimale voorwaarden om vlot met de nieuwe technologie te kunnen werken. Andere randvoorwaarden zijn dan het voorzien van training en het opzetten van support-team.

Opdracht 2: het creëren van een positief klimaat ten aanzien van de technologie

In deze fase moeten de eindgebruikers geïnformeerd worden over de technologie. Een aantal punten die hierbij kunnen of moeten aangehaald worden, zijn:

  • waarom wordt er overgeschakeld naar de nieuwe technologie
  • wat zijn de (extra) functionaliteiten
  • wat zal de impact zijn op de manier van werken
  • op welke manier wordt opleiding / training voorzien
  • wie is de contactpersoon in geval van vragen en/of problemen

Een positief klimaat kan verder gecreëerd worden door een aantal gebruikers te betrekken in deze voorbereidende fase, vanaf de start tot gebruik van de technologie volledig ingeburgerd is. In een ziekenhuis is het belangrijk dat dit artsen zijn die aanzien genieten van hun collega-artsen.

In deze fase kan het ook nuttig zijn om te peilen naar de percepties van de gebruikers ten aanzien van de technologie door middel van een aanvaardingsstudie. De resultaten van een dergelijke studie kunnen dan gebruikt om de training vorm te geven of verder te verfijnen, op maat van de gebruikers.

Implementatie: Introductie van de technologie aan de eindgebruikers

Opdracht 1: informeer gebruikers over het nut en gebruiksgemak van de technologie

De percepties over het nut en gebruiksgemak van de technologie kun je als organisatie zeer sterk beïnvloeden. Dit kun je bijvoorbeeld doen tijdens een inleidende trainingssessie of een formele informatievergadering net voor invoering van de technologie.

Opdracht 2: hou rekening met de leercurves van gebruikers en differentieer

Hou hierbij rekening met de leercurve die gebruikers zullen moeten doorlopen, en stel de technologie dan ook op een realistische manier voor. Beeldt u zich hierbij de frustratie in van een arts die – daags na de informatievergadering waarin de meest geavanceerde mogelijkheden van PACS gedemonstreerd werden – er niet in slaagt om een RX-foto te bekijken van de patiënt die voor zijn neus zit.

Opdracht 3: focus eerst op de basistaken

De klemtoon moet dus in de eerste plaats liggen op de basistaken en hoe deze het best kunnen uitgevoerd worden. De basistaken zijn dan deze taken die de gebruiker dagdagelijks zal moeten uitvoeren, en die ook mogelijk waren met het bestaande systeem of de ‘oude’ manier van werken. In vervolgsessies kunnen dan gradueel de meer geavanceerde functies aangeleerd en/of toegelicht worden.

Post-implementatie: Na de invoering van de technologie

Opdracht 1: moedig het gebruik van de technologie sterk aan

In deze fase is het vooral belangrijk om meteen na de invoering van de technologie het gebruik ervan sterk aan te moedigen en te monitoren. Voorzie ook opleiding voor gebruikers die zich verder willen bekwamen in de meer geavanceerde functies van de technologie, en biedt ondersteuning voor gebruikers met vragen en/of problemen.

Opdracht 2: stuur percepties van gebruikers tav de technologie bij

Onderzoek toont aan dat vooral kort na de introductie van een technologie een organisatie de percepties van de gebruikers kan bijsturen. Om deze percepties te peilen kan opnieuw een aanvaardingsstudie uitgevoerd worden. Dit is zeker aan te raden indien een implementatie niet loopt zoals verwacht.

Conclusie

Gebruikers staan zelden te springen om hun manier van werken te veranderen, maar door

  1. de randvoorwaarden (infrastructuur, opleiding, support) te vervullen
  2. de gebruikers te betrekken in het volledige proces, en regelmatig hun attitudes te peilen
  3. rekening te houden met de leercurve die alle gebruikers moeten doorlopen en te differentiëren tussen de gebruikers (mbt training en support)

kan je als organisatie de kans op succes maximaliseren.

Referenties

  • Lapointe, L., & Rivard, S. (2005). A multilevel model of resistance to information technology implementation. Mis Quarterly, 29(3), 461-491.
  • Pynoo, B., Devolder, P., Duyck, W., van Braak, J., Sijnave, B., & Duyck, P. (2012). Do hospital physicians attitudes change during PACS implementation? A cross-sectional acceptance study. International Journal of Medical Informatics, 81(2), 88-97.
  • Pynoo, B., Devolder, P., Voet, T., Sijnave, B., Gemmel, P., Duyck, W., et al. (in press). Assessing hospital physicians’ acceptance of clinical information systems: A review of the relevant literature. Psychologica Belgica.

Auteur: Bram Pynoo

Dr. Bram Pynoo is als postdoctoraal onderzoeker verbonden aan de vakgroep Onderwijskunde van de Universiteit Gent. Hij is experimenteel psycholoog en onderzocht in zijn doctoraat welke factoren bijdragen tot de aanvaarding en gebruik van informatietechnologieën door professionals met een grote mate van autonomie tijdens het uitvoeren van hun job, met name artsen en leerkrachten.